Algunas reglas y métodos que pueden ayudar a gestionar mejor tu tiempo o la calidad de las cosas que haces en el día a día de tu trabajo.
1. La regla del 80/20
También conocida como la regla de Pareto. Qué dice Pareto ? El principio dice que el 20% de una acción producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de los efectos.
Llevado al plano de nuestra actividad diaria esta regla básicamente dice que el 80% del valor que recibes proviene del 20% de tu actividad.
En otras palabras, mucho de lo que haces probablemente no es tan útil o imprescindible como piensas. Simplemente dejando de hacer o al menos reduciendo el tiempo que le dedicas a una gran cantidad de cosas tendrás mucho más tiempo y energía para dedicar a aquellas cosas que realmente son de valor.
2. Getting Thing Done
Cuya sigla son GTD es un mtodo de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen.
GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas. (Fuente: Wikipedia)
Hay muchísimo material en internet sobre GTD, e incluso, aplicaciones electrónicas como plugins para firefox / Gmail / Outlook y Lotus Notes que permiten administrar tu correo y actividades basados en GTD.
3. La ley de Parkinson
La ley de Parkinson afirma que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine».
Se pueden hacer las cosas mucho más rápido de lo que uno piensa. Ésta ley dice que una tarea se expandirá en el tiempo y en complejidad dependiendo del tiempo que le hayamos reservado inicialmente.
Si te propones encontrar una solución para un problema entonces éste parecerá que vaya cobrando mayor complejidad y acabarás dedicándole más y más tiempo buscando la misma.Así que concéntrate en encontrar soluciones, destina solo una hora (en vez de un día) o un día (en vez de una semana) para resolver un problema. De ésta forma obligarás a tu mente a focalizarse en soluciones y acciones. El resultado quizás no sea tan perfecto como si le hubieses dedicado una semana, pero como ya dije en el punto (1), el 80% del valor de todas formas provendrá del 20% del esfuerzo.
4. Pedí perdón y no permiso
Equivocarse y fracasar es bueno, sirve para aprender. Este tal vez sea uno de los aprendizajes más importantes de la vida y también uno de lo mas costozos. Nacemos con esta habilidad, nos permitimos fracasar para aprender a caminar, para aprender a andar en bicicleta y para tantas otras cosas. Si logramos reconectar con el niño que llevamos dentro y permitirnos fracasar y volver a intentar descubriremos que podemos alcanzar resultados cada vez mejores.
Si estas dispuesto a asumir el fracaso, estas listo para el segundo paso, que es ser proactivo en tu trabajo, aprender a dar el primer paso, a poner en marcha la pelota en la cancha.
Si ya podes fracasar y equivocarte y sos proactivo esto te pone en una situación de ventaja: primero aportas valor para luego recuperalo. Si deseas aumentar las cosas que recibes debes aumentar ante las que das. A lo largo plazo acabas percibiendo todo lo que has dado.
¿Y que pasa si tengo un jefe que castiga mis fracasos ? GO OUT !!!! as soon as possible y te recomiendo leer este post del maestro Seth Godin: Be careful of who work for.
5. Menos es más.
Esta regla, como la de Pareto es aplicable en infinitos campos de la vida.
En el trabajo, y en especial en el corporativo, hay un mito que los Multitaskers (personas con la capacidad de ejecutar muchas tareas al mismo tiempo o en forma simultánea) son más efectivas que aquellas que no lo hacen.
Yo estoy en el segundo grupo, el multitasking sólo lo puedo ejecutar en muy pocas ocasiones en el día y lo único que logra es hacerme perder foco, concentración y calidad.
Si estas en este grupo tambien, be happy, tan equivocado no estábamos, lee este artículo en el New York Times.
Reflexiones de un CIO 